知识管理迫在眉睫 CIO如何上项目
所以，要提高这些文档的利用价值，那么我们首先要提高文档的查询效率。当我们遇到问题是，能够马上从众多的资料中找到我们需要的文件。为此，我的做法是规范这些知识文档的格式，方便我们日后查询。
如我对这些文档的题目格式做了要求。题目的顺序分别是项目、需求的类别、问题简短描述三部分组成，彼此之间利用下划线进行分割。如我对这些知识文档内部格式也做了规定。第一部分是需求与问题的描述，第二部分是解决问题逻辑的说明，第三部分是具体的解决方案，第四部分是测试，第五部分是总结。这些格式做出来之后，员工只需要按照这个格式填写相关的内容。如此的话，条理就非常清晰，我们解决问题也就非常的方便。
知识管理不仅仅是个知识的收集问题，更重要的是一个知识的重利用问题。如果知识不能够重复利用，那么知识管理的价值也就不存在了。所以，我们对于知识管理的重点，不应该放在知识的收集上面，而应该是知识的重复利用上面。而知识要能够重复利用，那么首先要解决的一个问题就是知识的查询问题。我们在遇到问题的时候，只有先能够查到我们所需要的文件，才能够谈对这些文件的再利用。若我们在遇到问题时，不能查到我们所需要的文档，即使这些文档我们事先有记录，那也没有用。所以，我们要重视对知识文档的整理归纳，不要让这些有价值的知识文档像一盘散沙，分布在企业的各个角落;而应该像一条腾那样，有机的联系在一起。需要的时候，我们可以顺藤摸瓜，找到我们需要的资料。
对于提高这些知识文档的查询效率，我还有一个建议，对这些文档进行适当的归类，有利于提高文档的查询效率，从而提高文档的利用价值。该如何对文档进行归类呢?最简单的就是按项目进行区分。如跟企业内部邮件服务器相关的，可以归一类;对ERP项目相关的，又可以归一类。大类分好以后，还可以具体的分小类。如对于邮件服务器器，我们还可以分为技术类与应用类;应用类的话可以分为服务器管理类与客户端管理类等等。这些类别设置好以后，我们以后遇到问题，就可以根据这个类别缩小查询的范围。如此的话，我们在解决一个客户端设置问题的时候，就不会在邮件服务器服务器端的资料中查找了。
三、 利用软件工具，进一步提高知识管理的效率。
工欲善其事，必先利其器。若能够找到一个好的工具，我们要做好知识管理，必定可以事半功倍。我现
在用的知识管理工具，是我自己开发的一个小的基于SQL SERVER数据库的程序。通过这个软件，我可以把这些知识有机的管理起来。
利用软件来管理知识，其优越性是非常明显的。
如我可以利用这个平台，当用户遇到什么问题的时候，让他们可以通过这个平台提交问题或者需求。如此的话，我就可以保证用户提出的每个问题或者需求都不会被漏掉，解决之后，都会有对应的项目解决方案。以后有需要的时候，就可以重新调用这些解决方法。可以有效的避免我手下把问题解决了，但是，却没有写解决方案。
而且，你的项目多了，各类文档资料也就多了，若没有工具的帮助，就很难管理。如我刚开始的时候，只有OA自动办公化系统、企业内部邮件服务器及网络基本管理三个项目，由我及另外一个同事共同管理，那么管理起来相对简单一些，没有软件的帮助，文档管理起来也是蛮方便。但是，当项目多了，如ERP项目、CRM项目、文件服务器项目、企业级杀毒软件部署、补丁管理方案等等项目面面俱到，负责人也多了。此时，我们若再单纯的依靠手工解决的话，那就很难管理。因为涉及到的文档太多，人也多，我们CIO也没有这么多的精力，花在这些文档的管理上。所以我们不得不借助软件的力量，让他们来帮助我们提高这些文档的管理效率。
总之，知识管理对我们CIO来说，可能是一个新的领域，一个新的挑战。但是，作好知识管理，却能给我们的工作带来非常大的支持，对于这一点，我深有感受。所以，即使在知识管理过程中，我们可能会遇到种种困难，但是，我还是强烈建议，我们有必要去学习一下知识管理的技巧。这个投资，我个人觉得绝对的值。
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